Jeder Mitarbeiter erhält jährlich eine Gutschrift seines Jahresurlaubsanspruches. Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters wird in der Personalakte > Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen hinterlegt.

In diesem Artikel geben wir euch eine Übersicht, wie ihr den gesetzlichen Urlaubsanspruch in Werktagen auf die tatsächlichen Arbeitstage oder – falls ihr den Urlaub in Stunden berechnet – auf Urlaubsstunden umrechnet.

Der gesetzliche Urlaubsanspruch wird im Bundesurlaubsgesetz in Werktagen angegeben und bezieht sich daher zunächst auf die 6-Tage-Woche als Vergleichsgröße. Als Werktag gilt dabei jeder Tag, der kein Sonn- oder Feiertag ist.

In vielen Betrieben erhalten alle Mitarbeiter die gesetzlichen Urlaubstage pro Jahr, unabhängig von den tatsächlichen Arbeitstagen. Als Folge muss ein Mitarbeiter für eine Woche Urlaub auch an jedem Werktag einen Urlaubstag einsetzen.

• Vorteil: Es ist sehr einfach. Jeder Mitarbeiter erhält die gleiche Anzahl Urlaubstage pro Jahr, unabhängig von den individuellen Arbeitstagen. Ein Umrechnen pro Mitarbeiter entfällt.

• Nachteil: Für Teilzeitmitarbeiter ist es oft erklärungsbedürftig, da sie auch an Tagen Urlaub nehmen müssen, die sie ohnehin freihaben.

💡 Tipp: Hinterlegt in eurem QMS klare Regelungen, wie viele Urlaubstage bei Teilwochen genommen werden müssen. Z. B. könnte ein Urlaub nur von Mo–Mi, von Di–Do oder von Do–Sa möglich sein (von Ausnahmen abgesehen), was dann jeweils 3 Urlaubstagen entspricht.

Ein großer Teil der Betriebe rechnet den Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter individuell auf die eigenen Arbeitstage herunter. Als Arbeitstag gilt dabei jeder Tag, an dem der Mitarbeiter auch tatsächlich arbeitet.

Durch die Umrechnung erhält der Mitarbeiter jährlich weniger Urlaubstage, muss aber auch nur noch an den Tagen Urlaub nehmen, an denen er auch tatsächlich gearbeitet hätte. Aktiviert in diesem Fall, dass Elisana360 freie Tage des Mitarbeiters im Einsatzplan automatisch bei eingetragenen Urlauben berücksichtigt.

Öffnet dazu die Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten > Urlaub bearbeiten > Option „Für Tage ohne geplante Stunden soll kein Urlaubstag berechnet werden" AN.

• Wenn ihr diese Option aktiviert, prüft Elisana360 automatisch, ob ein Mitarbeiter an einem Tag arbeitet oder nicht.

• Wenn der Mitarbeiter an dem Tag ohnehin frei hat, zieht Elisana360 keinen Urlaubstag vom Urlaubskonto ab.

• Ihr könnt einem Mitarbeiter also problemlos einen 2-wöchigen Urlaub eintragen. Elisana360 zeigt für die freien Tage zwar im Plan Urlaub an. Das Urlaubskonto des Mitarbeiters verringert sich an diesen freien Tagen aber nicht.

Ihr könnt die Arbeitstag-Erkennung für einzelne Mitarbeiter auch individuell ein- und ausschalten im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen. Aus Erfahrung wird jedoch empfohlen, für alle Mitarbeiter die gleichen Einstellungen zu hinterlegen, um Irritationen zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden.

Dividiert den Urlaubsanspruch in Werktagen zunächst durch 6 und multipliziert ihn anschließend mit den Arbeitstagen des Mitarbeiters.

(Urlaubsanspruch in Werktagen / 6) × individuelle Arbeitstage = Urlaub in Arbeitstagen

Ein Mitarbeiter arbeitet immer Mo–Mi und jeden 2. Samstag. Das sind im Schnitt 3,5 Tage pro Woche. Wenn er eine Woche Urlaub nehmen möchte, muss er in der kurzen Woche ohne Samstag nur 3 Tage Urlaub nehmen, in der Woche mit Samstag 4 Tage. Der Jahresurlaubsanspruch errechnet sich wie folgt: (34 / 6) × 3,5 = 19,8

• Arbeitet ein Mitarbeiter in jeder Woche 4 Tage, hat er 4 Arbeitstage. Die Anzahl der Stunden pro Tag ist dabei nicht ausschlaggebend.

• Arbeitet ein Mitarbeiter in der 1. Woche 3 Tage und in der 2. Woche 4 Tage, hat er 3,5 Arbeitstage.

• Arbeitet ein Mitarbeiter in 2 Wochen je 3 Tage und in der 3. Woche 4 Tage, hat er 3,33 Arbeitstage.

• Arbeitet ein Mitarbeiter in 3 Wochen je 3 Tage und in der 4. Woche 4 Tage, hat er 3,25 Arbeitstage.

Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage eines Mitarbeiters innerhalb eines Kalenderjahres, muss der Urlaubsanspruch für das restliche Jahr nachberechnet werden.

Im Ergebnis können Urlaubsansprüche mit Nachkommastellen entstehen, z. B. 19,8 Urlaubstage. Das Problem: Das Urlaubsrecht kennt nur ganze Urlaubstage. Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Tage aufzurunden.

Wer nicht runden möchte, kann im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen für den Mitarbeiter den Urlaubsanspruch inkl. Kommazahl hinterlegen, also z. B. 19,8 Urlaubstage. Elisana360 schreibt dem Mitarbeiter dann jährlich automatisch seinen Urlaubsanspruch gut:

• die Urlaubstage auf dem Urlaubskonto, und

• den Nachkommaanteil auf dem Stundenkonto.

Den Nachkommaanteil rechnet Elisana360 automatisch in Überstunden um – aus der vertraglichen Sollzeit des Mitarbeiters und den aktiven Tagen der Sollzeit-Woche (Standard: 6-Tage-Woche).

Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.

⚠️ Die Berechnung von Urlaub in Stunden ist nur für Betriebe empfohlen, die es immer schon so handhaben. Wenn ihr Urlaube bislang in Tagen berechnet, behaltet dies auch so bei, da es rechtlich empfohlen ist.

Einige Betriebe berechnen ihren Urlaub aus Tradition vollständig auf Stundenbasis. Ein Mitarbeiter erhält in dem Fall jährlich keine 34 Urlaubstage, sondern z. B. 226 Urlaubsstunden. Die genaue Anzahl der Urlaubsstunden ist davon abhängig, wie viele Wochenstunden der Mitarbeiter arbeitet. Nimmt der Mitarbeiter an einem Arbeitstag Urlaub, reduziert sich das Urlaubskonto exakt um die geplanten Stunden. Diese Urlaubsstunden werden gleichzeitig auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.

Öffnet dazu die Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten > Urlaub bearbeiten und wählt aus dem Dropdown-Menü „Berechnung in Stunden" aus. Hinterlegt anschließend im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen für jeden Mitarbeiter seinen Jahresurlaubsanspruch in Stunden und Minuten.

Ihr könnt die Berechnung in Stunden für einzelne Mitarbeiter auch individuell ein- und ausschalten im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen. Aus Erfahrung wird jedoch empfohlen, für alle Mitarbeiter die gleichen Einstellungen zu hinterlegen, um Irritationen zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden.

Wochenarbeitszeit in Stunden × (Urlaub in Werktagen ÷ 6) = Urlaubsstunden

Wenn ihr die Urlaube in Elisana360 bislang in Tagen berechnet, nun aber zur Urlaubsberechnung in Stunden wechseln möchtet, lest euch bitte den folgenden Hilfeartikel genau durch: hier klicken >

Nein, die Stundenzahl pro Tag spielt bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs keine Rolle. Auch halbe Arbeitstage werden als ganze Urlaubstage angerechnet.

Nein, halbe Urlaubstage sind im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen, da eine Aufspaltung einzelner Urlaubstage in halbe Tage dem Sinn und Zweck des Erholungsurlaubs widerspricht. Will ein Mitarbeiter nur einen halben Tag freibekommen, kann dies durch Überstunden geregelt werden.

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte in unserem Hilfebereich lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.