Die Drei ???: Berechnung von Urlaub, Feiertagen und Krankheit
Mitarbeiter sind bei drei Abwesenheiten gesetzlich geschützt: An Urlaubs- und Feiertagen sowie im Krankheitsfall erhalten sie daher Stunden gutgeschrieben, obwohl sie nicht arbeiten. Wie viele Stunden das genau sind, ist jedoch nicht eindeutig zu beantworten, denn es hängt von eurer Sichtweise und der gewählten Berechnungsmethode ab.
Im Folgenden erläutern wir die gesetzlichen Rahmenbedingungen und stellen die Berechnungsmethoden vor, damit ihr die passende Einstellung für euren Betrieb wählen könnt.
Gesetzliche Ausgangslage
Legt man alle passenden Gesetzestexte aus dem Bundesurlaubsgesetz und dem Entgeltfortzahlungsgesetz übereinander, erhält man als Quintessenz folgende Verpflichtung:
Der Mitarbeiter darf an Urlaubs- und Feiertagen sowie im Krankheitsfall keinen Nachteil haben.
Es gibt allerdings zwei unterschiedliche Sichtweisen, worauf sich dieser Nachteil bezieht:
Entweder auf den tatsächlichen Arbeitsplan
oder auf den Arbeitsvertrag.
Beide Sichtweisen sind grundsätzlich vertretbar und haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Für welche Methode ihr euch entscheidet, ist daher eure unternehmerische Entscheidung.
Wahl aus 3 Methoden
Es gibt im Wesentlichen drei verschiedene Methoden. Ihr könnt in Elisana360 alle Methoden einstellen, sodass die Abwesenheiten zukünftig automatisch nach euren Vorgaben berechnet werden. Dabei könnt ihr für jede Abwesenheit (Urlaub, Feiertag, Krankheit) dieselbe oder jeweils eine andere Berechnungsgrundlage einstellen.
💡 Diese Methoden sind die rechnerisch sinnvollen und geprüften Ansätze. Auch wenn ihr bisher noch manuell auf Papier oder in Excel geplant habt, werdet ihr schon intuitiv eine dieser Methoden anwenden.
Die Methoden sind:
Berechnung nach geplanter Zeit
Berechnung nach individueller Sollzeit-Woche
Berechnung nach 1/x-Durchschnittsmethode
Für die Berechnung von Urlaub gibt es alternativ noch den Sonderfall „Urlaub in Stunden", den wir unterhalb der folgenden Tabelle beschreiben.
Methoden im Vergleich
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
Berechnung nach geplanter Zeit | Berechnung nach individueller Sollzeit-Woche | Durchschnittliche Stunden 1/x | |
|---|---|---|---|
Was ist der Ausgangswert? | Die Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter ansonsten gearbeitet hätte | Eine individuelle Sollzeit-Woche auf Basis der vertraglichen Sollzeit, auf dessen Grundlage der Mitarbeiter sein Gehalt bezieht | Die vertragliche Wochen-Sollzeit, auf dessen Grundlage der Mitarbeiter sein Gehalt bezieht |
Welche Stunden erhält der Mitarbeiter im Falle einer Abwesenheit? | Die gleichen Stunden, die er ansonsten gearbeitet hätte | Die Soll-Stunden, die für diesen Wochentag in der Sollzeit-Woche fixiert sind | Für jeden Wochentag die identischen Stunden, und zwar immer 1/6 seiner Sollzeit (bzw. 1/5, wenn der Betrieb samstags geschlossen hat) |
Wie werden diese Stunden festgelegt? | Die tatsächlichen Arbeitszeiten werden vorab mit dem Mitarbeiter besprochen und im Arbeits- bzw. Standardplan eingetragen. | Es werden die durchschnittlichen Arbeitsstunden pro Wochentag ermittelt und vorab in der Sollzeit-Woche fixiert. Mehr Infos zum Ausfüllen der Sollzeit-Woche > | Die wöchentliche Sollzeit wird in der Sollzeit-Woche hinterlegt. (Die Verteilung auf die Wochentage wird ignoriert.) |
Der Mitarbeiter hat daher keinen Nachteil gegenüber… | …der Zeit, die er tatsächlich gearbeitet hätte | …der Zeit, die er durchschnittlich an einem Wochentag arbeitet | …der Zeit, die er durchschnittlich arbeitet |
Wie wirkt es sich auf das Stundenkonto des Mitarbeiters aus? | Das Stundenkonto entwickelt sich genauso weiter, wie es sich auch entwickelt hätte, wenn der Mitarbeiter normal gearbeitet hätte. An langen Wochen/Tagen fällt bei dieser Methode also mehr Arbeitszeit aus als an kurzen Wochen/Tagen. | Im Vergleich zum Arbeitsvertrag macht der Mitarbeiter in langen Wochen Überstunden (da er seine Vertragszeit überschreitet) und in kurzen Wochen Minusstunden. Bei einer ganzen Woche Urlaub/Krankheit erhält der Mitarbeiter bei dieser Methode jedoch immer 1x exakt die ganze Vertragszeit, sodass diese Über-/Minusstunden nicht entstehen können. An einzelnen Tagen erhält der Mitarbeiter ebenfalls seine Stunden, die er durchschnittlich an diesem Wochentag arbeitet. Lange Tage werden daher gekürzt, kurze Tage aufgestockt. | Im Vergleich zum Arbeitsvertrag macht der Mitarbeiter in langen Wochen Überstunden (da er seine Vertragszeit überschreitet) und in kurzen Wochen Minusstunden. Bei einer ganzen Woche Urlaub/Krankheit erhält der Mitarbeiter bei dieser Methode jedoch immer 1x exakt die ganze Vertragszeit, sodass diese Über-/Minusstunden nicht entstehen können. An einzelnen Tagen erhält der Mitarbeiter seine tägliche Durchschnittszeit. Lange Tage werden daher gekürzt, kurze Tage aufgestockt. |
Beispiele
Ihr könnt entweder für jede Abwesenheit (Urlaub, Feiertag, Krankheit) dieselbe oder jeweils eine andere Berechnungsgrundlage einstellen. Wir haben euch hier 2 Beispiele zusammengestellt, wie sich die Einstellung jeweils auswirkt.
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
Nach geplanter Zeit | Berechnung nach individueller Sollzeit-Woche | Durchschnittliche Stunden 1/x | |
|---|---|---|---|
Beispiel für Urlaub | Eine Mitarbeiterin arbeitet am Montag abwechselnd lang und kurz. In Woche 1 arbeitet sie 8 Stunden, in Woche 2 nur 5 Stunden. | Ein Mitarbeiter hat ein Jahresarbeitszeitkonto und arbeitet nicht jede Woche identisch. In der Regel arbeitet er am Montag in der langen Woche 8 Stunden, in der kurzen Woche nur 5 Stunden. Ihr tragt daher am Montag den Durchschnitt von 6:30 Stunden in die Sollzeit-Woche ein. | Ein Mitarbeiter arbeitet 24 Stunden pro Woche. Das sind durchschnittlich 4 Stunden pro Tag (wenn der Betrieb an 6 Tagen geöffnet hat). |
→ Im Urlaubsfall bekommt die Mitarbeiterin in Woche 1 die 8 Stunden gutgeschrieben, in Woche 2 nur die 5 Stunden. | → Im Urlaubsfall bekommt der Mitarbeiter montags immer die 6:30 Stunden gutgeschrieben. | → Im Urlaubsfall bekommt der Mitarbeiter an jedem Wochentag die 4 Stunden gutgeschrieben. | |
Beispiel für Feiertag | Eine Mitarbeiterin arbeitet an jedem 2. Donnerstag 8 Stunden, am anderen Donnerstag hat sie frei. | Ein Mitarbeiter arbeitet an jedem 2. Donnerstag 8 Stunden, am anderen Donnerstag hat er frei. Ihr tragt daher am Donnerstag den Durchschnitt von 4 Stunden in die Sollzeit-Woche ein. | Eine Mitarbeiterin arbeitet an jedem 2. Donnerstag 8 Stunden, am anderen Donnerstag hat sie frei. |
→ Fällt der Feiertag auf den langen Donnerstag, erhält die Mitarbeiterin 8 Stunden. Fällt der Feiertag auf den freien Tag, erhält sie keine Stunden. | → Fällt ein Feiertag auf den Donnerstag, erhält der Mitarbeiter immer die 4 Stunden, da er diese durchschnittlich am Donnerstag arbeitet. | → Die Mitarbeiterin erhält für jeden Feiertag 4 Stunden, da dies ihrem Wochen-Durchschnitt entspricht. |
Sonderfall: Urlaub in Stunden
Bei der Abwesenheit „Urlaub" gibt es eine wichtige Besonderheit: Jeder Mitarbeiter besitzt ein jährliches Urlaubsguthaben, das er im Laufe des Jahres individuell aufbrauchen kann. Das trifft auf die anderen Abwesenheiten wie Feiertage und Krankheit nicht zu.
Dieser Jahresurlaubsanspruch wird standardmäßig in Tagen berechnet. Dies ist auch rechtlich so empfohlen. Einige Betriebe berechnen ihren Urlaub jedoch aus Tradition vollständig auf Stundenbasis.
Ein Mitarbeiter erhält in dem Fall jährlich keine 34 Urlaubstage, sondern z. B. 226 Urlaubsstunden.
Die genaue Anzahl der Urlaubsstunden ist davon abhängig, wie viele Wochenstunden der Mitarbeiter arbeitet.
Das Urlaubskonto des Mitarbeiters zeigt keine Urlaubstage mehr an, sondern Urlaubsstunden. Der Jahresurlaubsanspruch kann im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen nun ebenfalls in Stunden und Minuten hinterlegt werden.
Beispiele
Nimmt der Mitarbeiter an einem Arbeitstag Urlaub, reduziert sich das Urlaubskonto exakt um die geplanten Stunden. Diese Urlaubsstunden werden gleichzeitig auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.
Ein Mitarbeiter nimmt Urlaub an einem Montag, an dem er 9 Stunden gearbeitet hätte. Ihm werden 9 Stunden vom Urlaubsstundenkonto abgezogen. Da diese Stunden auf dem Stundenkonto wieder gutgeschrieben werden, verändert sich das Stundenkonto nicht.
Eine Mitarbeiterin arbeitet wöchentlich im Wechsel 37 Stunden (Woche 1) und 40 Stunden (Woche 2). Sie nimmt zwei Wochen Urlaub. Ihr werden insgesamt 77 Stunden vom Urlaubsstundenkonto abgezogen: 37 Stunden für Woche 1 und 40 Stunden für Woche 2. Das Stundenkonto entwickelt sich genauso, wie es sich auch entwickelt hätte, wenn sie gearbeitet hätte.
Ein Mitarbeiter nimmt Urlaub von Montag bis Mittwoch. Am Dienstag hätte er ohnehin freigehabt, daher werden am Dienstag auch keine Urlaubsstunden abgezogen.
💡 Wenn ihr den Urlaub in Stunden berechnet, solltet ihr die Einstellungen in der Sollzeit-Woche unverändert lassen, d.h. alle Tage sollten dort aktiviert sein. Ansonsten wird dieser Tag wie ein Sonntag behandelt und es wird nie Urlaub abgezogen.
Spätere Umstellung
Wenn ihr die Urlaube in Elisana360 bislang in Tagen berechnet, nun aber zur Urlaubsberechnung in Stunden wechseln möchtet, lest euch bitte den folgenden Hilfeartikel genau durch: hier klicken >
Einstellen der gewünschten Methode
Wenn ihr euch für eine Methode entschieden habt, könnt ihr diese in der Administration einstellen. Die Abwesenheiten werden dann zukünftig automatisch nach euren Vorgaben berechnet. Dabei könnt ihr für jede Abwesenheit (Urlaub, Feiertag, Krankheit) dieselbe oder jeweils eine andere Berechnungsgrundlage einstellen.
Loggt euch am Computer bei Elisana360 ein.
Klickt auf euer Profilbild und öffnet die Administration > Einsatzplanung.
Wählt die Abwesenheit, für die ihr die Einstellung vornehmen möchtet.
Wählt aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Berechnungsmethode aus.
💡 Standardmäßig gilt für jeden Mitarbeiter die Urlaubsberechnung, die ihr in der Administration hinterlegt habt. Im Bedarfsfall könnt ihr aber für einzelne Mitarbeiter individuelle Regeln hinterlegen. Mehr Infos dazu im Hilfeartikel zum Urlaubskonto: hier klicken >