Durch Vertretungen sammeln viele Mitarbeiter mit der Zeit Überstunden auf ihrem Stundenkonto an. Diese können anschließend durch Freizeitausgleich wieder abgebaut werden.

Wenn ein Mitarbeiter einen oder mehrere ganze Tage freigestellt werden soll, könnt ihr den Überstundenausgleich als Abwesenheit eintragen.

1. Öffnet den Einsatzplan und klickt in ein Tagesfeld des Mitarbeiters. Es öffnet sich der Schichtenmanager.

2. Klickt unten links auf Abwesenheit.

3. Wählt aus dem Dropdown-Menü die Abwesenheit „Überstundenausgleich" aus, tragt den Zeitraum ein und speichert.

💡 Wenn ihr einem Mitarbeiter die Abwesenheit „Überstundenausgleich" eintragt, werden seine geleisteten Stunden für diesen Tag auf 0:00 gesetzt. Der Mitarbeiter reduziert sein Stundenkonto daher genau um die Zeit, die er ansonsten gearbeitet hätte.

Soll die tägliche Arbeitszeit nur um einige Stunden reduziert werden, könnt ihr bestehende Schichten im Plan einfach verkürzen. Damit steht an dem Tag dann nur noch die Arbeitszeit im Plan, die auch tatsächlich geleistet werden soll – und nur diese Stunden werden gezählt.

Um zu entscheiden, ob ein Mitarbeiter Überstunden leistet oder Minusstunden macht, muss die geleistete Arbeitszeit mit einem Vergleichswert abgeglichen werden. Doch was ist hier der richtige Vergleichswert?

Für einige Mitarbeiter ist es der Standardplan: „Wenn ich mehr arbeite als ich sonst gearbeitet hätte, mache ich Überstunden." Das ist jedoch nicht korrekt. Der Standardplan ist zwar besprochen worden, aber er ist nicht die korrekte Vergleichsgröße.

Die einzige korrekte Vergleichsgröße ist die Stundenanzahl, für die der Mitarbeiter auch bezahlt wird.

Mitarbeiter sind typischerweise für eine feste Wochenstundenanzahl eingestellt (Beispiel: 39 Stunden pro Woche) und werden für diese Stundenanzahl auch bezahlt. Dies ist die vertragliche Sollzeit, die der Mitarbeiter jede Woche arbeiten muss.

Auch dann, wenn der Mitarbeiter diese Arbeitszeit in abwechselnd langen und kurzen Arbeitswochen ableistet (z. B. jeden zweiten Samstag), hat der Mitarbeiter dennoch nur einen Arbeitsvertrag.

• Der Mitarbeiter macht daher in der langen Woche mehr Stunden als vertraglich vereinbart (= es entstehen Überstunden)

• und in der kurzen Woche weniger Stunden als vertraglich vereinbart (= er baut Überstunden wieder ab = Minusstunden).

Ob ein Mitarbeiter Über- oder Minusstunden macht, steht daher erst am Ende der Woche fest, denn der Mitarbeiter ist schließlich für eine bestimmte Wochenstundenanzahl eingestellt. Erst am Sonntagabend kann entschieden werden, ob der Mitarbeiter seine vertragliche Sollzeit erreicht hat oder nicht.

Ihr könnt das Stundenkonto in zwei Ansichten anzeigen lassen: mit und ohne Anzeige der täglichen Sollzeiten.

Das Einblenden der täglichen Sollzeiten ist nur dann hilfreich und sinnvoll, wenn ihr die wöchentliche Sollzeit bei einem Jahresarbeitszeitkonto auf die einzelnen Wochentage aufgeteilt habt (Sollzeit-Woche). Wenn ihr Urlaube, Krankheiten und Feiertage nach geplanter Zeit berechnet, ist die Anzeige der täglichen Sollzeiten irritierend und nicht aussagekräftig. Blendet die täglichen Sollzeiten daher wieder aus.

Wenn ihr die täglichen Sollzeiten eingeblendet habt, lasst euch nicht von der angezeigten Tagesdifferenz irritieren:

• Die Tagesdifferenz ist nur ein Abgleich zur Sollzeit des Wochentages.

• Bei Mitarbeitern mit einem Jahresarbeitszeitkonto schwanken die Arbeitszeiten häufig von Woche zu Woche. Der Mitarbeiter arbeitet daher an einem Arbeitstag oft mehr Stunden, als für den Tag als durchschnittliche Sollzeit hinterlegt wurde. Dadurch würde sich das Stundenkonto durch diese zusätzliche Zeit erhöhen.

• Tragt ihr dem Mitarbeiter nun einen Überstundenausgleich ein, wird die geleistete Zeit für ihn an diesem Tag auf 0 Stunden reduziert (weniger als 0 Stunden kann er ja nicht arbeiten).

• Daher fehlt ihm an diesem Tag die gesamte Sollzeit und dazu die zusätzlichen Stunden, die er sich sonst erarbeitet hätte.

Tragt ihr einem Mitarbeiter die Abwesenheit „Überstundenausgleich" ein, fehlen ihm genau die Stunden, die er ansonsten gearbeitet hätte.

• Hätte der Mitarbeiter z. B. 6 Stunden gearbeitet,

• entfallen durch den Überstundenausgleich nun diese 6 Stunden

• und werden durch 0 Stunden ersetzt.

Solltet ihr die Sollzeit des Mitarbeiters nicht individuell auf die einzelnen Wochentage verteilen, empfehlen wir dringend, die täglichen Sollzeiten im Stundenkonto auszublenden.