Eine Aufgabe kann mehrere Empfänger haben. Die Empfänger werden beim Erstellen der Aufgabe ausgewählt. Diese Mitarbeiter können die Aufgabe später potentiell erledigen.

💡 Tatsächlich übernehmen + erledigen kann die Aufgabe am Ende aber natürlich nur einer der Empfänger. Dieser Mitarbeiter ist dann der Verantwortliche für die Aufgabe. Mehr Infos >

Beim Erstellen einer Aufgabe könnt ihr zuweisen, wer die Aufgabe erledigen soll.

Wenn ihr die Aufgabe selbst erledigen möchtet, könnt ihr die Empfängerauswahl einfach freilassen.

Eine Aufgabe, die ihr mit „vertraulich“ kennzeichnet und bei der ihr keinen Empfänger hinzufügt, könnt nur ihr selbst sehen. Ihr könnt daher auch eure persönlichen Aufgaben über apocollect verwalten und benötigt dafür kein zusätzliches System.

Wenn ihr die Aufgabe an einen oder mehrere andere Mitarbeiter delegieren möchtet, könnt ihr die zuständigen Mitarbeiter über die Empfängerauswahl hinterlegen.

Eine Zuweisung ist möglich

• an einen oder mehrere Mitarbeiter,

• alle Mitarbeiter eines oder mehrerer Standorte,

• alle Mitarbeiter eines oder mehrerer Berufe,

• alle Mitarbeiter einer oder mehrerer Gruppen,

und ihr könnt diese Empfängergruppen auch miteinander kombinieren.

Wählt über die Empfänger einen oder mehrere Mitarbeiter aus.

In der meisten Unternehmen ist es oft wichtiger, dass eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt wird, und nicht so entscheidend, welcher Mitarbeiter diese Aufgabe erledigt.

Wir empfehlen daher, beim Großteil der Aufgaben keine speziellen Mitarbeiter zu hinterlegen, sondern eine Gruppe, einen Beruf oder einen Standort.

Standardmäßig muss dann nur ein Mitarbeiter aus diesem Empfängerkreis die Aufgabe übernehmen. Handelt es sich um eine Serienaufgabe, kann jede Wiederholung von einem anderen Mitarbeiter übernommen und erledigt werden.

Das hat zwei entscheidende Vorteile:

• Aufgaben werden auch dann zuverlässig erledigt, wenn ein zugewiesener Mitarbeiter erkrankt oder im Urlaub ist, oder vielleicht gekündigt hat.

• Einen neuen Mitarbeiter, den ihr gerade eingestellt hat, braucht ihr nur dem entsprechenden Standort, Beruf oder der Gruppe zuzuordnen, und er hat sofort Zugriff auf die entsprechenden Aufgaben. Das lästige Zuordnen einzelner Aufgaben entfällt.

💡 Diese flexible Aufgabenverteilung ist die einfachste und gleichzeitig die effektivste Art. Ihr könnt die Aufgaben so 1x vorausplanen und müsst zukünftig nie mehr nachjustieren. Das System erneuert sich automatisch.

💡 Beispiel: Die Monatsretoure für den Großhandel muss spätestens am 27. des Monats erledigt werden. Normalerweise übernimmt die Lagermitarbeiterin Katja diese Aufgabe. Ist Katja jedoch im Urlaub, übernimmt der Lagermitarbeiter Rolf diese Aufgabe. Stellt ihr einen dritten Lagermitarbeiter ein, so ist er ebenfalls automatisch im Empfängerkreis.

Wenn ihr eine Aufgabe mehr als einen Mitarbeiter zuweist, ist standardmäßig hinterlegt, dass die Aufgabe nur von einem der Mitarbeiter erledigt werden muss. Sollte es im Einzelfall notwendig sein, dass die Aufgabe von jedem der zugewiesenem Mitarbeiter einzeln erledigt wird, könnt ihr dies über den entsprechenden Schalter aktivieren.

Ihr könnt später sehen, welche Mitarbeiter die Aufgabe bereits erledigt haben und welche noch nicht.

Eine Aufgabe kann mehrere Empfänger haben. Die Empfänger werden beim Erstellen der Aufgabe ausgewählt. Diese Mitarbeiter können die Aufgabe später potentiell erledigen.

Tatsächlich übernehmen + erledigen kann die Aufgabe am Ende aber natürlich nur ein Mitarbeiter. Dazu übernimmt dieser Mitarbeiter die Aufgabe und damit die Verantwortung.

💡 Beispiel: Ihr erstellt die Aufgabe „Monatsretoure“. Als Empfänger wählt ihr z. B. alle Lagermitarbeiter aus. Wird die Aufgabe fällig, braucht aber natürlich nur eine der Lagermitarbeiter die Retoure tatsächlich erledigen. Dieser Lagermitarbeiter übernimmt die Verantwortung für die Aufgabe.

Handelt es sich um eine Serienaufgabe, kann für jede Wiederholung ein anderer Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen, oder immer der gleiche Mitarbeiter.

In diesem Fall weist ihr der Aufgabe den ausgewählten Mitarbeiter zu und zusätzlich die entsprechende Berufsgruppe. Dadurch wird der Mitarbeiter in der Aufgabe besonders hervorgehoben. Die restlichen Mitarbeiter der Berufsgruppe wissen, dass diese Aufgabe im Normalfall von diesem Mitarbeiter erledigt werden soll, können im Urlaubs- oder Krankheitsfall jedoch einspringen.

Bei der Empfängerauswahl handelt es sich immer um eine ODER-Beziehung. Wenn ihr daher als Empfänger die Berufsgruppe „Verkauf" und den Standort „Hauptfiliale" hinterlegt, können alle Mitarbeiter dieser Berufsgruppe im gesamten Filialverbund sowie alle Mitarbeiter der Hauptfiliale die Aufgaben sehen und erledigen.

• Erstellt euch in diesem Fall einen zusätzlichen Beruf in der Administration > Berufe, z. B. „Verkauf Hauptfiliale".

• Weist allen betreffenden Mitarbeitern der Hauptfiliale diesen Beruf als zusätzlichen Beruf zu. Entfernt nicht den bisherigen Beruf.

Ihr könnt nun Aufgaben erstellen für die Berufsgruppe „Verkauf Hauptfiliale" und erreicht somit immer exakt die richtige Schnittmenge.