Mit Wiki & Dateien baut ihr euch in Elisan360 eine zentrale Wissens- und Dokumentenbasis für eure Apotheke auf. Hier könnt ihr Artikel erstellen, Wissen strukturieren und zusätzlich Dateien direkt hochladen und archivieren – alles an einem Ort und für das gesamte Team zugänglich.

So entsteht Schritt für Schritt euer eigenes Unternehmens-Wikipedia, ergänzt um eine strukturierte Dokumentenablage für wichtige Unterlagen. Inhalte lassen sich gemeinsam bearbeiten, miteinander verknüpfen und auch direkt in Journal-Beiträgen referenzieren. Dadurch entsteht ein lebendiger Wissensspeicher für euer Unternehmen – jederzeit griffbereit, sogar in der App.

💡Der Bereich Wiki & Dateien eignet sich für alles, was langfristig wichtig ist, dokumentiert werden muss oder regelmäßig nachgeschlagen wird.

Anders als ein klassisches Wiki könnt ihr hier nicht nur Artikel schreiben, sondern auch Dateien direkt hochladen und ablegen.

• Wiki-Artikel eignen sich für Wissen, Abläufe und Anleitungen

• Dateien eignen sich für Dokumente, Unterlagen oder externe Inhalte

Der Vorteil: Alle wichtigen Informationen und Dokumente bleiben zentral auffindbar – statt verteilt auf verschiedenen Computern, in E-Mails oder verteilen Softwaretools.

💡Besonders praktisch ist das, wenn mehrere Personen auf dieselben Dokumente zugreifen müssen oder Informationen langfristig archiviert werden sollen.

Isolierte Dokumente, die ihr mit Textverarbeitungen wie Microsoft Word erstellt, werden oft nur selten wieder geöffnet und fast nie gemeinsam gepflegt.

Mit Wiki & Dateien löst ihr genau dieses Problem:

• Inhalte können gemeinsam und ganz einfach bearbeitet werden

• Wissen bleibt zentral auffindbar

• Artikel lassen sich miteinander verknüpfen

• Dokumente und Wissen liegen nicht mehr verteilt

So entsteht nach und nach ein lebendiger Wissensspeicher für euer Unternehmen, statt einer Sammlung einzelner Dateien.

Viele Unternehmen pflegen ihr gesamtes QM-System im Wiki, da es eurem Team dann jederzeit niedrigschwellig zur Verfügung steht – an jedem PC, mit dem bekannten Elisana360-Login und auch in der App.

Wenn ihr einen Artikel mit der Artikelart „QM“ erstellt, profitiert ihr zusätzlich von:

• einem digitalen Freigabeprozess

• einer automatischen Versionierung

• einer Artikelhistorie mit Update-Bemerkungen

Damit eignet sich das Wiki hervorragend für QM-Dokumente, Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen. Durch die tiefe Integration in apocollect, wo euer Team ohnehin täglich aktiv ist, wird das QMS damit endlich Teil des Alltags und wird aktiv genutzt.

Falls ihr euch zertifizieren lasst, könnt ihr QM-Artikel für Auditoren freischalten. Dadurch können die Auditoren euer QM einsehen und überprüfen, ohne dass ihr es exportieren müsst.

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Viele wichtige Dokumente kommen im Alltag per E-Mail – zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Rundschreiben oder Schulungsunterlagen.

Mit der Email-Weiterleitung könnt ihr E-Mails oder Dateianhänge direkt an euer Wiki weiterleiten. So lassen sich Inhalte aus eurem E-Mail-Postfach schnell und strukturiert in apocollect archivieren.

Das ist besonders praktisch für:

• Rechnungen und Angebote von Lieferanten

• Rundschreiben von Kammer oder Verband

• Verträge und Vereinbarungen

• Schulungsunterlagen oder Präsentationen

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Wiki-Artikel lassen sich direkt im Journal oder in Aufgaben verlinken. Gebt dazu im Text – wo ihr auf den Wikiartikel verlinken möchtet – einfach ein @-Zeichen ein und tippt die ersten Buchstaben des gewünschten Artikels.

So könnt ihr:

• bei aktuellen Fragen und Themen direkt auf den passenden Wiki- oder QM-Artikel verweisen

• Hintergrundinformationen verlinken, statt Inhalte immer wieder neu zu erklären

• Änderungen gemeinsam diskutieren

• Feedback einholen

• das Lesen per Ankündigung bestätigen lassen

Das ist besonders praktisch, wenn sich Arbeitsanweisungen ändern, neue Prozesse eingeführt werden oder im Alltag schnell Klarheit gebraucht wird.

Der große Vorteil: Euer Wiki wird dadurch immer mehr zum “Single Point of Truth“ für eure Apotheke. Statt Wissen an mehreren Stellen doppelt zu pflegen oder Antworten immer wieder neu in Chat, Journal oder mündlich zu geben, verweist ihr einfach auf den zentralen Artikel.

💡Ändert sich eine Prozessbeschreibung im Wiki, verweist die verknüpfte Aufgabe oder der Journalbeitrag automatisch auf die aktuellste Version – so braucht ihr eine Info nur an einer Stelle zu ändern, und aktualisiert damit euer gesamtes System.

Dadurch schafft ihr:

• mehr Einheitlichkeit in euren Abläufen

• weniger Missverständnisse im Team

• weniger doppelte Erklärungen

• schnelleren Zugriff auf verlässliche Informationen

• mehr Zeitersparnis im stressigen Apothekenalltag

Gerade bei QM-Inhalten, Arbeitsanweisungen oder wiederkehrenden Rückfragen ist das Gold wert.

Mehr Infos zu den WikiLinks findet ihr in diesem Hilfeartikel: hier klicken >