Gruppen im Journal dienen nicht nur dem Austausch und der Zusammenarbeit – ihr könnt sie auch nutzen, um Informationen thematisch zu sortieren. So entsteht eine klare Struktur, mit der ihr alle Beiträge zu einem bestimmten Thema schnell wiederfindet, ohne dass ihr eigene Unterordner oder zusätzliche Tools braucht.

💡 Besonders hilfreich ist das bei regelmäßig wiederkehrenden Themen wie Verbandsinfos, Neueinführungen, Unterweisungen oder Kundenrückmeldungen.

Ihr erstellt dafür einfach eine Gruppe, die keine Mitglieder enthält. Diese Gruppe nutzt ihr nicht für Diskussionen, sondern als Sortier-Ordner für Beiträge.

Wenn ihr einen neuen Beitrag schreibt, fügt ihr diese Gruppe zusätzlich zu den Empfängern in Kopie (CC) hinzu. So landet der Beitrag bei allen eigentlichen Empfängern – und gleichzeitig in der entsprechenden Gruppensammlung.

💡 So entsteht ein digitales Ablagesystem direkt im Journal – ganz ohne zusätzliche Arbeit.

Ihr möchtet alle offiziellen Mitteilungen von Verbänden, Fachorganisationen oder Systemanbietern zentral sammeln.

• Erstellt eine Gruppe „Externe Mitteilungen“ oder „Verband & Behörden“.

• Wenn ihr eine neue Info erhaltet, erstellt einen Beitrag und wählt z. B. als Empfänger „Führungskräfte + Gruppe Verband & Behörden“.

• So bleiben die Inhalte auffindbar und gleichzeitig im fachlichen Kontext.

💡 In der Gruppe müssen keine Mitglieder sein – sie funktioniert rein als Filter, um alle Beiträge zum Thema automatisch zu sammeln.

Viele Unternehmen dokumentieren Pflichtunterweisungen oder Arbeitsanweisungen digital über das Journal.

• Erstellt eine Gruppe „Unterweisungen“.

• Sendet alle entsprechenden Beiträge oder Ankündigungen in Kopie an diese Gruppe.

• Nutzt zusätzlich eine Verlinkung zum passenden Wiki-Dokument (z. B. Schulungsunterlagen), falls vorhanden.

Viele Unternehmen dokumentieren Kundenreaktionen im Rahmen ihres Qualitätsmanagements.
Über Gruppen gelingt das besonders einfach:

1. Erstellt eine Gruppe „Lob & Beschwerden“.

2. Fügt als Mitglieder die Verantwortlichen für das QMS hinzu.

3. Wenn ein Kunde Lob oder Kritik äußert, schreibt der Mitarbeiter eine Mitteilung an diese Gruppe.

4. Alle Rückfragen oder Maßnahmen können direkt über die Kommentare dokumentiert werden.

Bei einem Audit könnt ihr dem Prüfer einfach die Gruppe zeigen – sie enthält automatisch alle dokumentierten Fälle.

Wenn regelmäßig neue Produkte, Dienstleistungen oder interne Abläufe eingeführt werden:

• Erstellt eine Gruppe „Neueinführungen“.

• Alle relevanten Beiträge (z. B. Schulungshinweise, technische Infos oder Umfragen) werden zusätzlich in diese Gruppe gesendet.

• So behaltet ihr den Überblick, was wann eingeführt wurde – ideal auch für neue Teammitglieder.

Mit der Sortierung über Gruppen schafft ihr eine klare Struktur im Journal – ohne Mehraufwand. Ob QMS, Schulungen oder Lieferanteninfos: Alle Themen bleiben geordnet, auffindbar und nachvollziehbar.
So wird das Journal zur lebendigen Wissenssammlung eures Unternehmens – und ihr spart Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen.

Nein. Leere Gruppen können als reine Sortierordner genutzt werden. Alle Beiträge, die ihr an diese Gruppe in Kopie sendet, erscheinen automatisch in der Gruppensammlung.

Nur, wenn die Gruppe sichtbar ist. Unsichtbare Gruppen dienen ausschließlich zur internen Sortierung und werden in der Übersicht nicht angezeigt.

Ja. Ihr könnt beim Erstellen eines Beitrags mehrere Gruppen in Kopie setzen – z. B. „Unterweisungen“ und „QMS“.

Die Beiträge bleiben erhalten. Nur die Gruppe selbst wird ausgeblendet und kann jederzeit wiederhergestellt werden.